退職の引き継ぎ資料の作り方｜書くべき項目とスケジュールの目安【2026年版】

この記事で分かること

• 引き継ぎ資料に入れるべき項目とテンプレの型
• 作成を始めるタイミングの目安
• 引き継ぎを怠った場合に起こりうるトラブル

引き継ぎ資料に決まった書式はない

労働基準法や民法には、引き継ぎ資料の書式や記載項目を定めた規定はありません。会社独自の様式がある場合はそれに従えばよく、なければ自由形式で作成して問題ありません。

一方で、厚生労働省がまとめた労働契約法の解説資料では、第3条4項について次のように説明しています。

労働者及び使用者は、労働契約を遵守するとともに、信義に従い誠実に、権利を行使し、及び義務を履行しなければならない。

これは「信義誠実の原則」と呼ばれ、契約関係を円満に終えるための行動全般の土台になる考え方です。引き継ぎ資料の作成に法的な提出義務はありませんが、この原則に沿って対応しておくと、退職後のやり取りを減らせます。

なお、退職の意思表示自体は民法627条により、申し入れから2週間で効力が生じます。引き継ぎの完了は退職の条件にはならないため、退職の切り出し方とタイミングで解説している通り、引き継ぎに必要な期間から逆算して退職日を決めるのが現実的です。

引き継ぎ資料に入れる7項目（テンプレ）

項目	記載する内容の例
担当業務の一覧	業務名・頻度（日次／週次／月次）・関わる部署や取引先
進行中の案件	案件名・現在のステータス・次に必要な対応・期限
定例の締切・スケジュール	月次締め作業、報告書の提出日など日付が決まっているもの
関係者の連絡先	社内の担当者・取引先の氏名と連絡手段
ファイル・データの保管場所	共有フォルダのパス、紙資料の保管棚
ログイン情報の扱い	個人アカウントは削除、共有アカウントは会社の規定に沿って管理者へ返却する手順（パスワードそのものを紙に書いて渡すのは避ける）
よくあるトラブルと対処	過去に発生した問い合わせやミスとその対応履歴

すべてを一から書く必要はありません。日常的に使っている業務マニュアルや進行管理表がある場合は、それを土台にして不足分を補うほうが早く仕上がります。

作成を始めるタイミング

退職を伝えた直後から着手するのが目安です。担当業務が多い場合、資料作成だけで数日〜1週間程度かかることもあるため、早めに手を付けるほど直前の負担が小さくなります。

退職の切り出し方とタイミングでは、引き継ぎに必要な期間から逆算して退職を伝える時期を決める考え方を解説しています。引き継ぎ資料の作成期間もこの逆算に含めて考えると、スケジュールが立てやすくなります。

後任が決まっていない場合の書き方

後任が未定のまま退職日を迎えるケースもあります。この場合は「初めて業務に触れる人が読んでも分かる」ことを前提に、社内の略語や専門用語をできるだけ避け、手順だけでなく「なぜその順番で行うのか」という背景まで書いておくと、後から引き継ぐ人の負担が減ります。

紙の資料だけでなく、業務で使っているツールのマニュアルへのリンクや、過去のやり取りが分かるメールのフォルダ名なども併記しておくと、後任が自分で調べる手間を減らせます。

引き継ぎを怠るとどうなるか

退職そのものは民法627条により会社の承諾なしに成立するため、引き継ぎ不足を理由に退職を拒否されることはありません。ただし、引き継ぎを一切行わず会社に具体的な損害が生じた場合は、トラブルに発展する可能性がないとは言い切れません。最低限の資料と貸与品の返却をしておくことが、後々のトラブルを避ける現実的な備えになります。

まとめと次の一歩

• 引き継ぎ資料に決まった書式はない。「後任が資料だけで動けること」を目標にする
• 担当業務・進行中の案件・連絡先・保管場所・ログイン情報の扱いの5項目は最低限入れる
• 退職を伝えた直後から着手し、引き継ぎの完了は退職の条件にはならないと知っておく

退職を伝えるタイミングと相手の決め方は「退職の切り出し方とタイミング」を、退職後の手続き漏れを防ぎたい人は「退職後にやることチェックリスト」をご覧ください。