内定辞退のメール例文｜複数社に断る時の伝え方とマナー

この記事で分かること

• 内定辞退が法律的に認められている理由
• 複数社へ辞退を伝える際の順番とタイミング
• 電話・メールで使える例文とマナー

こんな相談、よくあります

※以下は、SNSや相談サイトなどでよく見られる悩みのパターンをもとに、個人が特定されないよう再構成した架空の例です。実在の投稿を引用したものではありません。

• 20代・就活中に2社から内定：「本当に行きたい会社が決まったのに、もう一社への断りの連絡をどう切り出せばいいのか分からず後回しにしています。」
• 既卒・内定後に不安になった人：「内定をもらってから社風が合わない気がしてきて、辞退のメールをどう書けばいいのか悩んでいます。」
• 第二新卒・電話が苦手な人：「お世話になった人事の方に電話で断るのが気まずくて、メールだけで済ませてよいのか迷っています。」

共通しているのは、「断ること自体への気まずさ」から、連絡そのものを後回しにしてしまう不安です。次の章から、内定辞退の法律上の扱いと、実際に使える伝え方を確認していきましょう。

内定辞退は法律的に認められている

東京都がまとめた就活ハンドブックでは、内定者からの辞退について次のように説明しています。労働者には「職業選択の自由」があり、内定の辞退を企業が拒否することはできません。法律的にも、内定によって労働契約（約束）は成立していますが、辞退すれば2週間でその契約（約束）は終了するとされています（民法627条）。

同じ資料では、複数の会社から内定を得た場合は、自分の適性ややりたいこと、会社の将来性などを十分に考慮して早めに就職する会社を決め、実際に就職する予定のない会社には速やかに辞退を伝えるよう勧めています。一度約束したことを取り消す形になるため、できるだけ早く、はっきりと意思表示することが大切だとも述べられています。

なお、本人の意思に反して内定辞退を強要するような対応は不適切とされ、厚生労働省はそうした事例について、本来は会社側からの「採用内定取消し」として扱うべき可能性があるとしています。もし辞退を強要されるようなことがあれば、一人で抱えずに労働相談の窓口や学校のキャリアセンターに相談してください。

複数社に辞退を伝える順番とタイミング

状況	伝える順番の考え方	タイミング
就職先がすでに決まった	就職しないと決めた会社すべてに連絡する	決めた時点でできるだけ早く、先延ばしにしない
複数の選考が並行している	本当に行きたい会社の結果を待ってから判断する	他社の内定保留期間（回答期限）の範囲内で決める
内定後に気持ちが変わった	迷いが固まった時点で早めに連絡する	入社日に近づくほど会社側の準備への影響が大きくなるため、決めたらすぐに連絡する

迷っている間も会社側は入社に向けた準備を進めていることが多いため、結論が出た時点でなるべく早く連絡することが、相手への配慮にもつながります。

電話とメール、どちらで伝えるべきか

内定辞退の意思表示は、法律上はメールのみでも有効です。ただし、選考や内定の連絡でお世話になった人事担当者への配慮として、まず電話で一報を入れ、その後お礼とお詫びを文章にしたメールを送って記録を残す、という流れが丁寧とされています。電話がどうしても難しい場合は、メールで誠実に事情を伝える方法でも問題ありません。

そのまま使える内定辞退メールの例文

① シンプルに辞退を伝える例

件名：内定のご辞退について（氏名）

○○株式会社　人事部　○○様

お世話になっております。○○（氏名）です。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ですが、諸事情により今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 貴重なお時間を割いて選考いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。 末筆ながら、貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。

② 複数の内定を受けた上で辞退する場合の例

件名：内定のご辞退について（氏名）

○○株式会社　人事部　○○様

お世話になっております。○○（氏名）です。 先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 慎重に検討を重ねた結果、他社への入社を決意し、大変恐縮ですが今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 選考にあたりお時間をいただきましたこと、心より感謝しております。このようなご報告となり申し訳ございません。 貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

辞退の理由を詳しく書く義務はありません。「諸事情により」「慎重に検討した結果」など、事実に反しない範囲で簡潔に触れる程度で十分です。

辞退を伝える際の3つの注意点

1. 理由は詳しく話す義務はない：「一身上の都合」「諸事情により」で十分です。他社に決めたことを具体的に伝える必要はありません
2. お詫びの言葉を入れる：選考に時間を使ってもらったことへの配慮として、お詫びとお礼の一文を添えると丁寧な印象になります
3. SNSや掲示板への投稿を避ける：企業名や選考内容を伴う投稿は、トラブルの元になり得ます。辞退の経緯は個人的な記録にとどめておくほうが安全です

内定を承諾する前に労働条件を確認しておけば、承諾後に辞退を迷う事態そのものを減らせます。確認すべき項目は「内定承諾前に確認すべき労働条件とチェック項目」で解説しています。

まとめと次の一歩

• 内定辞退は職業選択の自由にもとづく権利で、会社は拒否できない
• 複数社から内定を得た場合は、就職しないと決めた時点で早めに連絡する
• 電話での一報とお詫び・お礼を添えたメールを組み合わせるのが丁寧な伝え方

内定を承諾する前に確認しておきたい労働条件は「内定承諾前に確認すべき労働条件とチェック項目」をご覧ください。