退職をメールで伝えるときの例文とマナー｜上司・取引先への送り方

この記事で分かること

• メールだけで退職を伝えてよい場面と、避けたほうがよい場面
• 上司・社内・取引先向けの例文（場面別）
• 送信タイミングと件名・宛先まわりの実務マナー

なぜメール一本での連絡は避けたほうがよいのか

退職の意思を伝える手段そのものに法律上の決まりはなく、メールでも有効です。それでもメール一本での連絡が勧められにくいのは、次のような実務上の理由からです。

• 退職日や有給消化の調整は、双方の認識をその場ですり合わせたほうが早く決着する
• 引き継ぎのスケジュールなど、細かい調整は対面や電話のほうが行き違いが起きにくい
• 一方的な通知という印象を与えると、円満な引き継ぎへの協力を得にくくなることがある

そのため基本の順番は「まず口頭で伝える→内容をメールで記録に残す」です。メールは対面のやり取りを置き換えるものではなく、補う位置づけで使うと失敗が少なくなります。

場面別の送信タイミング

送信先	タイミングの目安	ポイント
直属の上司（第一報）	口頭で伝えるのが原則。やむを得ない場合は始業直後〜午前中	「ご相談したいことがあります」など要件を明示し、面談の場を求める形でもよい
人事・総務（退職届提出時）	上司との合意後、退職日を書類に反映するタイミング	退職日・有給消化の希望を明記し、必要書類の案内を依頼する
社内全体	最終出社の1〜2週間前が目安	業務への感謝を簡潔に。私的な連絡先の共有は任意
取引先	引き継ぎ先が決まった後	後任者の連絡先を必ず併記し、業務に支障が出ないようにする

例文①：上司への第一報（対面・電話が難しい場合）

件名：ご相談のお時間をいただけますでしょうか（〇〇）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。
折り入ってご相談したいことがあり、ご連絡いたしました。
お手数ですが、本日中に5分ほどお時間をいただけますでしょうか。
直接お伝えしたい内容のため、可能であれば対面（難しければお電話）でお願いできればと存じます。

〇〇

まず「話す時間をもらう」ためのメールにとどめ、退職の意思そのものは口頭で伝えるのが基本です。どうしても対面・電話の時間が取れない場合のみ、退職の意思を明記したメールに切り替えます。伝え方の詳しい型は「退職の切り出し方とタイミング」で解説しています。

例文②：退職願提出後のお礼・確認メール

件名：退職に関するご相談のお礼（〇〇）

〇〇部長

本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
先ほどお伝えしたとおり、一身上の都合により、〇年〇月〇日をもって退職させていただきたく存じます。
退職願は別途提出いたします。

引き継ぎにつきましては、ご指示に従い早めに準備を進めてまいります。
何卒よろしくお願いいたします。

〇〇

口頭で合意した内容（退職日・今後の進め方）をメールで再確認しておくと、後から「言った・言わない」になるのを防げます。引き継ぎ資料の準備の仕方は「退職の引き継ぎ資料の作り方とテンプレ」にまとめています。

例文③：社内全体への挨拶メール（最終出社前）

件名：退職のご挨拶（〇〇部 〇〇）

各位

お世話になっております。〇〇部の〇〇です。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により、〇月〇日をもちまして退職することになりました。
在職中は温かいご指導・ご支援をいただき、心より感謝申し上げます。

後任は〇〇が担当いたします。至らぬ点も多かったかと思いますが、
皆様のご活躍を心よりお祈りしております。

〇〇

退職理由は「一身上の都合」で十分です。会社への不満や個人の事情を詳しく書く必要はありません。

例文④：取引先への挨拶メール

件名：退職のご挨拶とご担当変更のお知らせ（〇〇株式会社 〇〇）

〇〇株式会社
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により〇月〇日をもって退職することとなりました。
在任中は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

後任の〇〇（連絡先：〇〇）に引き継ぎを行っておりますので、
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。

〇〇

取引先向けは、退職の報告よりも「後任への引き継ぎが滞りなく行われること」を伝える比重を高めにするのが実務上のポイントです。

送信時のマナー3つ

1. 件名で要件がわかるようにする：「ご相談」「ご挨拶」など、開封前に内容の見当がつく件名にする
2. 送信時間は勤務時間内にする：深夜や休日の送信は、相手に負担や違和感を与えることがある
3. 社内向けは個別送信か宛先の配慮を：一斉送信する場合もBCCの使用ルールなど会社の慣習に合わせる

会社とのやり取りがこじれてしまった場合は、一人で抱え込まず、都道府県労働局の総合労働相談コーナーなど無料の公的窓口に相談する方法もあります。

まとめと次の一歩

• 退職の意思は口頭で伝えるのが基本、メールは記録・報告として使う
• 社内外どちらの挨拶メールも「一身上の都合」で十分。理由を詳しく書く必要はない
• 送信タイミングは「上司への第一報→退職願提出→社内全体→取引先」の順が基本

伝え方そのものに迷っている人は「退職の切り出し方とタイミング」を、引き継ぎ資料の準備は「退職の引き継ぎ資料の作り方とテンプレ」をご覧ください。